Nebenkostenabrechnung als Vermieter:
in fünf Schritten sauber abgerechnet.
Zwölf Monate, so lange hast du nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, deinem Mieter die Nebenkostenabrechnung zuzustellen. Danach ist jede Nachforderung verloren, egal wie berechtigt sie wäre. Die Abrechnung selbst ist keine Raketenwissenschaft, vor allem nicht bei einer Eigentumswohnung: Die Verwaltung liefert die halbe Arbeit frei Haus. Hier ist der Weg vom WEG-Papier zur fertigen Abrechnung.
Die Ausgangslage bei der Eigentumswohnung: WEG-Abrechnung ≠ Mieterabrechnung
Als Vermieter einer Eigentumswohnung sitzt du zwischen zwei Abrechnungen: Die WEG-Verwaltung rechnet dir gegenüber das Hausgeld ab, und du rechnest gegenüber deinem Mieter die Betriebskosten ab. Das ist nicht dasselbe Dokument: Die WEG-Jahresabrechnung enthält auch Posten, die dein Mieter nichts angehen (Verwaltung, Rücklage, Reparaturen), und ihr fehlt ein Posten, der nicht über die Gemeinschaft läuft, die Grundsteuer, die du direkt an die Kommune zahlst und umlegen darfst. Gute Verwaltungen weisen die umlagefähigen Kosten in der Jahresabrechnung gesondert aus; damit ist die halbe Arbeit erledigt.
Nebenkostenabrechnung erstellen: die fünf Schritte
- Unterlagen sammeln
WEG-Jahresabrechnung (mit Ausweis der umlagefähigen Kosten), Grundsteuerbescheid, ggf. Rechnungen für direkt beauftragte Leistungen.
- Umlagefähige Posten herausziehen
Nur Betriebskosten nach Betriebskostenverordnung, Verwaltung, Rücklagenzuführung und Reparaturen bleiben konsequent draußen.
- Zeitraum und Verteilerschlüssel festlegen
Maximal zwölf Monate, bei Eigentumswohnungen sinnvollerweise das Wirtschaftsjahr der WEG. Der Schlüssel folgt dem Mietvertrag; Heizung und Warmwasser müssen überwiegend nach Verbrauch verteilt werden.
- Vorauszahlungen gegenüberstellen
Summe der monatlichen Vorauszahlungen deines Mieters gegen die umgelegten Kosten, daraus ergibt sich Nachzahlung oder Guthaben.
- Zustellen und Frist sichern
Nachvollziehbar aufgeschlüsselt, spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, im Zweifel nachweisbar zustellen.
| Position (Mieteranteil) | Betrag |
|---|---|
| Heizung & Warmwasser (nach Verbrauch) | 780 € |
| Wasser & Abwasser | 240 € |
| Müllabfuhr | 96 € |
| Hausreinigung & Gartenpflege | 180 € |
| Allgemeinstrom | 45 € |
| Gebäudeversicherung | 210 € |
| Hauswart (umlagefähiger Anteil) | 120 € |
| Grundsteuer | 190 € |
| Summe umlagefähig | 1.861 € |
| Vorauszahlungen (12 × 160 €) | 1.920 € |
| Guthaben des Mieters | 59 € |
Die häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung
- Nicht umlagefähige Posten eingerechnet: Verwaltervergütung und Rücklagenzuführung gehören dir, nicht dem Mieter, dieser Fehler macht die Abrechnung angreifbar und das Mietverhältnis frostig.
- Frist verschlafen: Zwölf Monate sind eine Ausschlussfrist. Kommt die WEG-Abrechnung spät, schriftlich anmahnen und dokumentieren, sonst zahlst du die Nachforderung aus eigener Tasche.
- Umlage nicht vereinbart: Ohne Betriebskosten-Klausel im Mietvertrag ist in der Kaltmiete alles enthalten. Beim Kauf einer vermieteten Wohnung also zuerst in den Bestandsmietvertrag schauen.
- Formell unvollständig: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil des Mieters, Vorauszahlungen, fehlt eines davon, ist die Abrechnung nicht fällig und die Frist tickt weiter.
- Vorauszahlungen nie angepasst: Nach einer hohen Nachzahlung darfst du die monatlichen Vorauszahlungen angemessen anheben, das erspart beiden Seiten den nächsten Frust. Zu niedrige Ansätze rächen sich, wie schon bei der Vermarktung.
Nach der Abrechnung: zwei Handgriffe, die sich lohnen
Erstens: Ergebnis in die Steuerunterlagen, die Zahlen aus der Abrechnung wandern fast eins zu eins in die Anlage V(Vorauszahlungen als Einnahme, gezahlte Betriebskosten als Werbungskosten). Zweitens: Vorauszahlungen prüfen. Wenn Energiepreise oder Hausgeld gestiegen sind, ist die Anpassung nach der Abrechnung der sauberste Zeitpunkt, transparent begründet statt kommentarlos erhöht.
Häufige Fragen
Bis wann muss ich die Nebenkostenabrechnung erstellen?
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss die Abrechnung beim Mieter sein, das ist eine Ausschlussfrist: Danach kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, du hast die Verspätung nachweislich nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters musst du dagegen auch nach Fristablauf auszahlen. Die Frist läuft ab Ende des Zeitraums, nicht ab Vorliegen der WEG-Abrechnung.
Welche Kosten darf ich auf den Mieter umlegen?
Umlagefähig sind die Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung, etwa Heizung und Warmwasser, Wasser und Abwasser, Müll, Hausreinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Gebäudeversicherung, Hauswart und die Grundsteuer. Voraussetzung: Der Mietvertrag sieht die Umlage vor. Nicht umlagefähig sind Verwaltervergütung, Rücklagenzuführung und Reparaturen, der klassische Anfängerfehler.
Was mache ich, wenn die WEG-Jahresabrechnung zu spät kommt?
Deine Frist gegenüber dem Mieter läuft trotzdem weiter, eine träge Verwaltung entschuldigt die Verspätung nicht automatisch. Fordere die Jahresabrechnung deshalb schriftlich und nachweisbar an, sobald sie überfällig ist. Notfalls kannst du auf Basis der Vorauszahlungen und des Wirtschaftsplans abrechnen und die Abrechnung später korrigieren, das sollte aber die Ausnahme bleiben.
Vom Lesen ins Handeln.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, was davon auf deine Situation zutrifft, 15 Minuten, ehrlich und ohne Verkaufsdruck.